Кейс Битрикс24: CRM для продажи и ремонта спецтехники

До начала проекта заказчик тестировал Битрикс24 в качестве crm для спецтехники.

Был приобретен облачный Битрикс 24 и сделаны минимальные базовые настройки. При этом, не были настроены источники заказов, автоматизация и отчеты. Фактически СРМ система была в нерабочем состоянии. Менеджеры отдела спецтехники не системно работали в CRM и продолжали заполнять свои личные Excel таблицы со списком клиентов, при этом, у каждого была своя таблица.

Другие подразделения не использовали возможности корпоративного портала. Весь документооборот осуществлялся с помощью переписке в Outlook.

После проведения детального аудита, совметно с заказчиком обозначили основные задачи:

• уйти от ручной работы менеджеров по фиксированию обращений от клиентов и фиксирования истории взаимоотношений
• обеспечить 100% сбор всех входящих обращений
• выстроить оптимальные воронки продаж
• сократить время обработки заявок путем автоматизации рутинных операций менеджеров
• настроить автоматические отчеты для менеджеров
• перевести всю команду в Битрикс24, сделать его единой информационной системой

Шаг 1.

После обращения к нам, заполнили детальный бриф, в котором клиент описал все текущие сложности без СРМ системы. Проанализировали бриф, предоставили варианты реализации. Заключили договор на составление технического задания и приступили к его реализации.

Шаг 2.

В рамках составления технического задания провели серию интервью с ключевыми участниками бизнес-процессов.

Это были руководители и линейные сотрудники по продажам спецтехники. Обязательно необходимо проводить интервью с линейными, т.к. именно они фактически каждый день работают с клиентами и детально знают, как на самом деле на практике работают процессы. Провели анализ текущих инструментов, которые используют менеджеры.

По результатами аудита составили детальное техническое задание на установку системы. По его результатам получили точную оценку объема внедрения и стоимости заказчику. Заключили договор и приступили к его выполнению.

Шаг 3.

Провели настройки CRM системы для спецтехники.

1. Настроили распределение лидов на разные направления деятельности - продажу спецтехникики, сервис спецтехники и запчастей для спецтехники. Во всех направлениях настроили свои воронки со своими карточками сущностей и логикой автоматизации на каждой стадии воронки.
2. Подключили все источники заявок в систему: почту, телефонию, авито, чат на сайте, вотсап, открытые линии, заказ с сайта.
3. Настроили отчеты по результатам работы отдела.
4. Автоматизировали внутренние операции с помощью инструментов "Бизнес-процессы" и "Списки".

Шаг 4.

Составили инструкции и обучили работе с программой. Разделили всех на группы по используемому функционалу. Для каждой группы составили текстовые и видео инструкции по пользованию функционалом. Провели серию обучающих занятий в онлайн режиме.

По завершению все сотрудники заказчика освоили новую систему. За 1 месяц после настройки мы в режиме "тонкой настройки" внесли небольшие корректировки в настройки системы (кое-где поменяли поля или тексты). Это позволило максимально быстро привыкнуть к новой системе и начать в ней постоянно работать.

Благодаря внедрению CRM стало возможно:

• системно работать в CRM над всеми заявками на спецтехнику, не терять ни одну из них
• автоматизировать 30% ежедневной работы менеджеров
• сократить время обработки заявки в 2 раза
• общее время сделки сократить на 35%
• связать 1с заказчика и битрикс24 для бесшовной работы
• создать единый центр управления продажами для руководства
• создать единое информационное пространство на базе битрикс24, автоматизировать заявления на отпуск, больничный, выдачу со склада и др